Bijhouden van een archief

Zodra je iets wilt bereiken in juridische procedures moet je zorgen dat je alles goed archiveert.
Hier beschrijven we hoe je een archief opzet en de documenten opslaat. Ook adviseren we een logboek bij te houden.
 

Archief

Vroeg of laat heb je hulp nodig. Het is dan voor degene die jou ondersteunt (een externe jurist of een natuur- en milieuorganisatie) belangrijk om snel overzicht te krijgen van waar het over gaat. Dat kan alleen als je snel een volledig dossier kunt overhandigen. In dit archief sla je alle informatie op die je verzameld hebt over de zaak:

• de vergunningaanvraag
• Het besluit of meerdere besluiten, zoals een gemeentelijke bouwvergunning, gemeentelijke toestemming voor het afwijken van een plan, een gemeentelijke kapvergunning, een provinciale ontheffing;
• verslagen van (telefoon)gesprekken die je hebt gehad met wethouders en ambtenaren;
• persberichten en krantenberichten;
• emails
• je zienswijze, beroep en bezwaar
• besluiten en uitspraken

Bewaar de documenten in een (liefst elektronische) map, zodat je documentnummers, publicatiedata, de brieven, e-mails etc. die je zelf verstuurt, krantenstukken, gespreksverslagen, overzichtelijk op een rij hebt.
Houd van de overheid ontvangen informatie goed gescheiden van andere informatie en voeg niets toe aan die map. Begin bestandtitels altijd met de datum van het document.

Tips voor bestandsnamen

Uiteindelijk vorm je een archief met vele bestanden. Om voor jezelf overzicht te behouden en om anderen de gelegenheid te geven mee te kijken, is het nodig dat je de bestanden de juiste namen geeft.
Begin met het vaststellen van de naam voor het project. Als er sprake is van een adres, gebruik dit dan. De bestandsnaam begint altijd met de datum. Dit is de datum van het document, niet de datum dat je het ontvangen hebt! De volledige naam wordt dan voor een bezwaar:

2024-06-12-bezwaar-Hoofdweg-12-Rommeldam.pdf

De datum noteer je als yyyy-mm-dd. Met deze notitie sorteert de computer automatisch op volgorde van datum. Schrijf jaartal voluit zodat er geen verwarring ontstaat.
Wat ook opvalt is dat er geen leestekens en spaties in de naam staan. Dan hoef je de bestandsnamen niet te wijzigen als je ze ooit online wilt plaatsen.

Bij bestanden met bijlagen maak je een directory (map) aan waar je alles in plaatst, het hoofdbestand geef je een naam zoals boven aangegeven, bij de bijlagen behoud je de naam die eraan is gegeven..

Als je bezwaar maakt of beroep instelt, dan moet je vaak meerdere bestanden opsturen. Maak een directory die begint met de datum (yyyy-mm-dd). Vul deze directory met alle op te sturen bestanden. En neit meer dan dat. Dit is omdat later anderen kunnen controleren wat je gedaan hebt. Voor elke vervolgstap maak je een nieuwe directory. Hieronder een voorbeeld van hoe de lijst van directories er uit zo kunnen zien:

2023-09-26-ontvangst-vergunning
2023-09-27-bezwaar-opsturen
2023-10-07-reactie-Rijkswaterstaat
2023-12-19-br-niet-ontvankelijk-Recreatiepark-IJsselhoeve.pdf
2024-01-16-beroep-niet-tijdig-beslissen
2024-03-10-beroep-intrekking
2024-06-19-besluit-op-bezwaar

Tip: Sla NOOIT alle bestanden op in een enkele directory.

Bij digitaal inzenden krijg je vaak een ontvangstbevestiging. Geef deze een naam als volgt:
2024-06-12-ontv-bezwaar-Hoofdweg-12-Rommeldam.pdf
Als je het aangetekend verzonden hebt scan je het ontvangstbewijs en voeg je de scan met juiste naam toe aan het archief.
 

Je eigen documenten benoemen en opslaan

Je eigen documenten die je verstuurt (zoals bezwaarschrift) geef je als begin de datum van verzenden die uiteraard dezelfde is als de vermelding van de datum in de brief. Omdat niet iedereen Word gebruikt en Word ook eenvoudig bewerkt kan worden, kun je het beste je bestand (brief, verzoek, zienswijze, bezwaar) voor verzending ook opslaan als pdf. Verstuur vervolgens de pdf naar de overheid. Print ook niet de Word-versie maar de pdf-versie als je een papieren versie wilt versturen.
 

Omgang met emails

Wat je mondeling afspreekt met overheidsorganen heeft geen betekenis. Wat er geschreven staat wel.
Tips voor email:

1. mails hebben altijd een titel met in het begin tekst waaruit blijkt waar het over gaat bij voorbeeld: Hoofdweg-12-Rommeldam
2. als de overheid een zaaknummer toegekend heeft zet je het zaaknummer in de titel van de email de titel wordt bijvoorbeeld: Hoofdweg-12-Rommeldam, uw zaaknummer 12345, bevestiging aanvraag informatie
3. als je emails verstuurd die belangrijk zijn dan zet je bezorg en ontvangstbevestiging aan. Voeg de bevestigingen toe aan je administratie
4. maak kopieen van je emails. Niet forwarden. Exporteer alle relevante email naar pdf. Dan zet je weer de datum als begin van het pdf bestand.

 

Logboek

Houd een logboek bij van elke stap. Heb je gebeld, gemaild, iets ontvangen, een ontvangstbevestiging ontvangen? Schrijf het in je logboek met korte zakelijke omschrijving. Zie onderstaand voorbeeld (in chronologische volgorde met het nieuwste bovenaan):

9 jul 2024:  email (yyyy-mm-dd email x) inzake afdoening verzoek rek nr en tarief.
8 jul 2024: gebeld door provincie x, accoord met betalen griffiekosten hoge tarief.
1 jul 2024: brief met uitspraak, na afhalen PostNL gescand.
13 mei 2024 - opnieuw aanvulling (yyyy-mm-dd-docnaam) erzonden. Ontvangstbevestiging ontvangen.
24 apr 2024 - aanvulling (yyyy-mm-dd-docnaam) verstuurd. Ontvangstbevestiging ontvangen.
15 apr 2024 -  verzoek naar rechtbank gestuurd, zie tekst in ontvangstformulier. Met DigiD, ontvangstbevestiging ontvangen.

Als je met meerdere mensen aan hetzelfde werkt, voeg dan je initialen toe aan elke stap.
Gebruik bijvoorbeeld WeTransfer om alles in een keer met een ander te kunnen delen.
 

Do's and Don'ts

Staat het online? Geef dan de vindplaats (url). Geef nooit een screenshot.
Maak geen foto's van documenten, maar gebruik een scanner en zorg dat je recht scant.